20 Langkah untuk menekan pengeluaran IT.

October 20, 2008

Reading time ~3 minutes

Saat saat krisis ekonomi seperti ini banyak enterprise departments mulai mengencangkan ikat pinggang nya. Untuk membantu mengurangi pandangan negatif terhadap IT yang memakan cost IT yang cukup tinggi, berikut adalah tips untuk menekan pengeluaran IT dan meningkatkan efisiensi IT departemen anda dengan lebih baik, Tips ini berdasarkan dari Gartner analysts yang dikeluarkan minggu lalu.

  1. Hal yang paling mendasar dan penting untuk pertama kali diperhatikan adalah efisiensi sumber daya manusia. Gartner mengestimasi 37% dari rata rata budget IT di dedikasikan ke personnel nya, dengan penilaian dan trend semacam ini. Gartner merekomendasiakan untuk menghentikan recruitment personell baru untuk spesial skill jika memang tidak urgent, mengurangi atau menghilangkan eliminating special bonus, menghilangkan ketergantungan terhadap kontraktor luar. Saat ini juga banyak global companies yang membuka kantor cabang di remote area untuk membawanya pulang ke kantor pusat dan melakukan kerja dengan remote.
  2. Rampingkan organisasi khususnya IT. Misalnya menggunakan 1 orang untuk mengatur 6 atau 7 orang staff, pecah pecah managemen IT management and have your IT execs manage more like 20 people. A flat organization not only saves money but also can lead to more efficiency.
  3. Lakukan shared services. dengan kata lain, segala hal yang sifatnya konsolidasi kita dapat membuat help desk yang disusun secara tersentral untuk memberikan pelayanan di seluruh perusahaan.
  4. Walaupun anda harus harus menarik orang dari perusahaan lain, ajak gourp finance kedalam leadership team anda untuk menganalisa kalau orang ini mampu melakukan pemotongan biaya.
  5. Atur ketat “unmanaged” costs seperti printers atau data center power.
  6. Kembali periksa invoices anda untuk memastikan vendors anda meng charge berdasarkan scope yang ada di kontrak contract specifies. Sebagai contoh jika vendor wireless anda menyetujui untuk memberikan gratis biaya pengiriman untuk di kirim ke remote site. Beberapa bulan kemudian, biaya pengiriman mungkin saja akan muncul pada invoice berikutnya, jika anda tidak memerika anda tidak akan tahu.
  7. Buang dan hapus penggunaan software yang tidak bermanfaat.
  8. Lebih kritis lagi dengan vendors pada saat anda melakukan negosiasi kontrak. dan jangan takut kalau anda harus melakukan switch vendor, atau setidaknya anda memperhatikan juga biaya perpindahan vendor ini.
  9. Gunakan pengeluaran telecom expense-management service dengan lebih spesifik, belilah peralatan telekomunikasi yang sekali bayar dan anda dapat berkomunikasi dengan independen.
  10. Gunakan strategi corporatewide plan untuk membeli nomor handphone untuk staff anda. lalu, gunakan paket korporat bekerja sama dengan perusahaan telekomunikasi untuk menekan biaya komunikasi perusahaan anda. ini akan lebih murah dibandingkan jika anda membiarkan staff anda menggunakan nomor mereka sendiri.
  11. Jika ada vendor yang mampu memimimalisasi teknologi yang anda gunakan, kejar dan dapatkan teknologi tersebut sambil anda bernegosiasi dengan vendor.
  12. Jika anda menggunakan teknologi videoconferencing unit sebaiknya anda mulai membelinya daripada melakukan rental.
  13. Jika memungkinkan, gunakan media Internet sebagai pengganti WAN transport services.
  14. Tetap gunakan windows XP jika anda menggunakan microsoft dan peralatan pc hardware anda memiliki keterbatasan/anda masih jauh berencana untuk upgrade.
  15. Use Gunakan produksi lokal jika memungkinkan, dan gunakan motto “best of need” will suffice.
  16. Rencanakan untuk melakukan konsolidasi dan virtualisasi server.
  17. kurangi penggunakan media penyimpanan dengan cara membuang duplikat data dan meng arsip data lama anda ke media lain.
  18. Gunakan adan atur processes dan policy untuk menjaga peralatan anda.
  19. Gunakan IP telephony dan VoIP sebbagai salah satu media komunikasi.
  20. Kumpulkan lisensi software yang sudah tidak anda gunakan lagi dan pergnakan kembali untuk staff yang meminta reques.
comments powered by Disqus