Etika dalam Menulis email

October 21, 2008

Reading time ~3 minutes

Komunikasi menggunakan e-mail semakin banyak digunakan oleh masyarakat saat ini. Kebanyakan orang memanfaatkan kemudahan komunikasi ini lebih mudah dan cepat.Akan tetapi, terkadang tidak jarang juga kita mendapat gangguan ketika menerima spam e-mail atau e-mail berantai. Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi peribadi, kita seharusnya mengetahui cara bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik. Untuk kepentingan bersama, tidak ada salah nya kita mematuhi sepuluh etikda dalam dalam menulis e-mail.

Tepat
Pendek, singkat dan tepat adalah sangat baik bagi anda jika anda ingin mengirimkan email sehingga ini akan mudah dipahami dan tidak bertele tele. Misalnya apabila saat anda mengirimkan email anda tidak perlu menambahkan pesan sebelumnya. Karena orang yang mengirimkan email ke anda sudah tentu memiliki kopi email dari anda sebelumnya, apalagi kalau anda hanya akan mereply dengan “so do I, okay, atau thanks”, ini jadi mubazir. Para Expert banyak mengatakan setiap message yang lebih dari 100 baris termasuk dalam pesan yang panjang dan berkemungkinan besar akan berakhir dengan tidak dibacanya email tersebut. Beberapa perusahaan juga membatasi internet connection mereka, sehingga pesan yang singkat akan membantu perusahaan anda untuk menghemat bandwith.

Hati hati dengan attachments
Attachment adalah penemuan besar dalam dunia email, namun tetap anda harus menggunakanya secara hati hati. Jika anda mengirimkan email singkat sekali namun disertai attachmentnya, mungkin saja ini akan mengganggu pembaca email tesebut. karena dia akan membuka email anda, dan membuka program lain untuk membuka attachment anda, dan di dalam attachment tersebut anda hanya menuliskan pesan “temui saya di restoran jam 8 malam nanti”. Jika sebuah attachment dibutuhkan, sebaiknya beritahu penerima email akan isi attachment nya. Attachment dengan extensions yang aneh mungkin saja terdapat virus.

Hati – hati mengirimkan email ke banyak orang

Sebelum melakukan ini, pastikan dulu oleh anda setiap orang yang akan di tuju ini berhak mengetahui pesan yang anda kirimkan, jangan mengirimkan rencana jalan jalan anda weekend ini ke banyak orang. Pembaca email mungkin akan merasa terganggu jika informasinya tidak menarik untuknya, dan jika ini berlebihan mungkin anda dapat dikatakan sedang melakukan spam karena sering mengirimkan email ke banyak tujuan. dan juga anda harus pastikan kalau anda tahu pasti siapa pemilik dari alamat email tersebut, kesalahan mengirimkan email akan bisa berdampak fatal apabila email yang anda kirim bersifat rahasia.

Hati hati dalam menulis email

Email saat ini sudah menjadi familiar namun banyak orang tidak memperhatikan tata cara kesopanan dalam menulis email, Jika anda mengalamatkan kepada orang yang tidak anda ketahui / orang tersebut juga tidak mengenal anda jangan gunakan singkatan singkata. Ataupun jangan gunakan banyak emoticons, mungkin nantinya email anda akan terlihat membingungkan. Periksalah teks email anda apakah ada yang salah ejaanya ataupun penulisanya. Emails dengan banyak kesalahan penulisan akan terlihat tidak baik dan memberikan pandangan yang buruk terhadap kita sendiri.

Masalah Formatting

Tidak semua program email atau email client itu simple, terkadang ada email client yang memiliki begitu banyak jenis formatting ada juga yang tidak, Jadi gunakankanlah formatting se sederhana mungkin. Mungkin saja email tujuan anda tidak dapat membaca font yang anda gunakan ataupun gambar bunga yang anda tampilkan. Ketahuilah, Email digunakan untuk berkomunikasi bukan latihan desain, jadi buatlah agar tetap simple.

Perhatikan awal dan akhir

Janganlah memulai mengirimkan pesan anda dengan kata yang bertele tele misalnya “Hello”. Banyak orang langsung pada pokok masalah. Anda tak harus menjadi formal, Namun anda bisa berikan sesuatu yang lebih sopan, misalnya “Dear” atau “hi” mungkin akan lebih baik. Sedangkan pada bagian akhir anda bisa memberikan “Sincerely” ada juga beberapa yang memberikan “All the best” atau “Yours truly” ataupun “Regards”.

comments powered by Disqus